5 nguyên tắc nhắn tin trong công việc

Tin nhắn ngày càng phổ biến trong kinh doanh bởi nó là cách giao tiếp thuận tiện nhất, nhanh hơn email và tiện hơn gọi điện.

Có một quy tắc chung là việc sử dụng tin nhắn chỉ thích hợp để thông tin ngắn gọn. Hãy chọn cách nhắn tin với những thông báo hoặc nhắc nhở đơn giản như: “Tôi sẽ tới muộn 5 phút”, hoặc “Nhớ đem theo báo cáo nhé”.

Đây là 5 bí quyết giúp bạn tránh những sai lầm ngớ ngẩn khi sử dụng tin nhắn trong công việc.

1. Giữ giọng điệu tích cực
Giống như email, giọng điệu trong tin nhắn có thể bị người nhận hiểu sai. Những tin nhắn vội vàng có thể khiến bạn thành người khiếm nhã, cộc lốc.

Thay vì những cụm từ vắn tắt, hãy viết các câu hoàn chỉnh, thêm vào một số chi tiết như “vui lòng”, “cảm ơn anh/chị”.

Hãy đọc lại mọi tin nhắn trước khi nhấn gửi đi để kiểm tra lại lần nữa giọng điệu của mình. Việc đọc lại cũng giúp tránh được lỗi chính tả gây hiểu nhầm.

2. Tránh những chủ đề quan trọng

Chẳng ai nói lời chia tay bạn gái qua tin nhắn. Rõ ràng là chúng ta không nên làm thế. Điều này cũng tương tự trong công việc. Đừng bao giờ gửi những phản hồi tiêu cực hoặc sa thải ai đó qua tin nhắn.

Bất cứ cuộc trò chuyện nghiêm túc nào cũng cần được tiến hành mặt đối mặt. Nó khiến cuộc trao đổi trở nên tinh tế thông qua giao tiếp nét mặt, đồng thời đảm bảo thông tin được truyền đạt rõ ràng.

3. Đừng viết tắt mọi từ ngữ

Viết tắt rất phổ biến trong các tin nhắn thông thường, nhưng bạn nên cẩn trọng về tần suất sử dụng nó. Các kiểu viết tắt quen thuộc là những lựa chọn an toàn. Tuy nhiên, nếu đang giao tiếp với một khách hàng hay người mới quen, bạn nên dành thêm thời gian để viết rõ ràng từng chữ.

Tránh các kiểu viết tắt thân mật kiểu như “a” (anh), “e” (em) và bớt đi những chữ viết tắt không thật phổ biến. Đừng làm cho khách hàng hay đồng nghiệp của bạn bối rối.

4. Đừng gửi tin nhắn thông báo hủy vào phút chót

Có hàng ngàn lý do để ai đó có thể không kiểm tra tin nhắn. Do đó, đừng phụ thuộc vào một lời nhắn nhanh chóng để hủy cuộc hẹn hay thay đổi địa điểm ăn trưa. Với những việc quan trọng hoặc nhạy cảm về thời gian, hãy gọi điện.

5. Kiểm tra kỹ tính năng soát lỗi

Các smartphone đôi khi quá thông minh, tính năng tự động sửa lỗi hoặc chuyển đổi từ giọng nói sang dạng văn bản lắm lúc trục trặc làm biến đổi tin nhắn cần gửi của bạn sang một nội dung hoàn toàn khác và gây rắc rối.

Do đó, khi sử dụng tính năng chuyển từ giọng nói sang văn bản, bạn cần tìm một nơi yên tĩnh, vì phần mềm ghi âm có thể bắt cả tạp âm xung quanh và gõ lại nội dung của các cuộc trò chuyện xung quanh thay vì những điều bạn nói vào điện thoại.

Theo Doanh nhân Sài Gòn

Read More

Cách viết 1 kế hoạch kinh doanh hoàn hảo

Trước khi bắt đầu khởi sự một doanh nghiệp, bạn phải lập một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh, từ khâu phát triển một ý tưởng kinh doanh, nghiên cứu thị trường, tính khả thi của ý tưởng, và quản lý các hoạt động kinh doanh hàng ngày...

Tại sao cần phải lập kế hoạch kinh doanh ?

Làm kinh doanh mà không lập Kế hoạch, nghĩa là bạn đang Lập kế hoạch cho sự thất bại.

& đó chính là lý do phải lập kế hoạch kinh doanh.

Nếu như không có một kế hoạch kinh doanh tốt, cho dù bạn có những ý tưởng kinh doanh vĩ đại đến mức nào thì cũng rất khó thành công, thậm chí còn là thất bại nặng nề.

Một kế hoạch kinh doanh tốt không những quyết định sự thành công trong việc biến ý tưởng kinh doanh ban đầu trở thành hiện thực mà còn giúp cho bạn duy trì sự tập trung sau khi đã thành công.

Một kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh nên bao gồm 10 nội dung cơ bản sau:

1. Ý tưởng kinh doanh (bussiness ideas):

Bạn phải nung nấu trong đầu một ý tưởng kinh doanh và suy nghĩ kỹ về những ý tưởng đó. Lịch sử đã chứng minh, ý tưởng, dù cho điên rồ hay vĩ đại, thì cũng đều có những khả năng thành công.

Ví dụ như Bill Gates từ bỏ trường đại học để thành lập công ty thì lúc đó, nhiều người coi đó là điên rồ nhưng cuối cùng, thế giới ai cũng biết đến sự thành công của ông.

2. Đặt ra mục tiêu kinh doanh và những thành quả cần đạt được (objectives and goals):

Đây chính kết quả mà trong ý tưởng kinh doanh cần đạt được. Bạn sẽ phải trả lời những câu hỏi sau: Bạn sẽ đạt được cái gì từ việc kinh doanh của bạn về mặt thời gian, tiền bạc và kinh nghiệm? Làm thế nào để đo lường mức độ thành công của việc kinh doanh đó (ví dụ như tổng doanh thu, lợi nhuận ròng, bao nhiêu nhân công, bao nhiêu thị phần). Sau bao lâu thì có thể đo lường mức độ thành công đó (1 năm, 2 năm hay 5 năm)?

Mục tiêu phải SMART (thông minh) trong đó S là Specific (Cụ thể), M là Measurable (có thể đo lường được), A là Achievable (Có thể đạt được), R là Realistic (Thực tế) và T là Timely (thời hạn)

3. Nghiên cứu và phân tích thị trường:

Phải xem trên thị trường đã có những công ty, tổ chức nào đã kinh doanh trong lĩnh vực đó, sự thành công của họ như thế nào, khách hàng của họ là ai, nhu cầu của thị trường trong tương lai như thế nào...

4. Phân tích thế mạnh, điểm yếu, cơ hội và nguy cơ (SWOT analysis):

Bạn phải biết thế mạnh và điểm yếu của bạn khi thực hiện mục tiêu kinh doanh đó.

Ví dụ như bạn là một chuyên gia máy tính và bạn muốn kinh doanh trong lĩnh vực máy tính thì đó là điểm mạnh trong lĩnh vực mà bạn đang kinh doanh nhưng điểm yếu có thể là bạn chưa có kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm marketing…Phân tích thị trường cũng gíúp cho bạn dự đoán những cơ hội và thách thức đe doạ tới sự thành công của ý tưởng kinh doanh đó khi bắt tay vào thực hiện.

5. Xác lập mô hình tổ chức kinh doanh:

Theo Luật Doanh nghiệp năm 2005, bạn sẽ chọn 1 trong những loại hình kinh doanh như sau: doanh nghịêp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp doanh… Dựa vào phân tích hạn chế và lợi thế của từng hoại hình doanh nghiệp, bạn sẽ quyết định đăng ký kinh doanh theo mô hình doanh nghiệp nào.

6. Lên kế hoạch marketing:

Làm sao để lôi kéo khách hàng và giữ khách hàng khi đã sử dụng sản phẩm và dịch vụ của bạn.

Làm thế nào để khách hàng biết sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp ?

Chiến lược marketing nào là tốt nhất để làm điều đó ?

Dù cho sản phẩm và dịch vụ của bạn tốt đến mức nào đi nữa
nhưng sẽ là vô nghĩa nếu như không ai biết đến doanh nghiệp của bạn.

Ba nguyên tắc cơ bản trước khi lập một kế hoạch marketing là:

    Segment (phân loại khách hàng) 
    Target (chọn khách hàng mục tiêu) 
     Position (Định vị thương hiệu của bạn trong tâm trí khách hàng).

Khách hàng phải là điểm xuất phát, đồng thời là điểm chốt cuối cùng của mọi hoạt động marketing.

7. Lập kế hoạch hoạt động:

Tập trung vào các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp,  ví dụ: nhân sự, thiết bị, quy trình,...
Những văn bản pháp lý nào điều chỉnh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp của bạn.

8. Có sẵn kế hoạch quản lý con người:

Lên cơ chế kiểm soát sự vận hành công việc kinh doanh, bao gồm đội ngũ quản lý, nhân viên và những kỷ năng và trình độ của họ.

Phân công công việc và phân quyền rõ ràng.

Thường xuyên có các buổi họp đánh giá tình hình hoạt động của các phòng ban.

Có kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên và các cấp quản lý.

9. Kế hoạch tài chính:

Nguồn tài chính nào để tài trợ cho kế hoạch kinh doanh (Vay, vốn VCSH, khác)
& Các nguồn tài chính đó sẽ được sử dụng như thế nào.

Lập dự toán ròng tiền hàng năm.  Vốn luân chuyển là nguyên nhân mà nhiều doanh nghiệp thất bại.
Do vậy, bạn nên lập kế hoạch chi tiết cho vấn đề này - vấn đề sống còn.

Ví dụ như bạn cần phải đảm bảo rằng trong khi bạn đang trông chờ các nguồn thu vào thì đã có đủ một khỏan tiền để trang trải các chi phí cho nhà cung cấp. Nếu bạn không cân nhắc đến yếu tố này một cách nghiêm chỉnh, bạn có thể gặp thất bại mặc dù đó là một bản kế hoạch kinh doanh có thể thành công. Nếu như bạn không có chuyên môn về tài chính, tốt nhất nên tham gia các lớp học ngắn hạn đào tạo về tài chính cho nhà quản lý.

10. Kế hoạch thực hiện:

Liệt kê các hoạt động chi tiết để doanh nghiệp đạt được mục đích đề ra và càng chi tiết càng tốt.

Đặt ra những ưu tiên và thời hạn cho mỗi công việc.

Lưu ý dành thời gian cho những công việc phát sinh và những khó khăn khách quan trong quá trình thực hiện.

Sau khi có kế hoạch kinh doanh chi tiết, hãy thường xuyên rà soát lại và bổ sung thêm.
Luôn đặt mục tiêu cho mỗi công việc cụ thể và đánh giá mức độ thành công của mỗi mục tiêu đó.

Cuối cùng, một kế hoạch kinh doanh dù hoàn hảo cũng sẽ khó thành công nếu như bạn không tính đến cuộc sống cá nhân.

Kết hợp mục tiêu kinh doanh + Mục tiêu cá nhân

Là động lực lớn nhất để giúp bạn đạt mục tiêu hơn bất cứ thứ gì khác.

Theo Vnexpress.net

Read More

Triệu phú 26 tuổi bày cách làm giàu

Jack Delosa từng bỏ dở đại học năm 18 tuổi, kinh doanh thất bại và ngập chìm trong nợ.  

Nhưng hiện anh đã thành triệu phú ở tuổi 26 và là một trong những doanh nhân trẻ được chú ý nhất Australia.

Gần đây, Delosa phát hành cuốn sách có tên Unprofessional, trong đó anh tiết lộ bí quyết thành công chính là làm những việc người khác cho rằng bạn không nên làm. Dưới đây là những lời khuyên về khởi nghiệp được Delosa chia sẻ trên News.com.au.

1. Quên những thứ bạn được học ở trường đi

Jack Delosa đã là triệu phú ở tuổi 26. Ảnh: News.com.au

Delosa đã bỏ qua lời khuyên của gia đình, bạn bè và bỏ học để khởi nghiệp. Anh cho biết nhịp sống 15 giờ mỗi tuần tại trường quá chậm chạp, và anh luôn phải vất vả liên tưởng công việc sau này của mình sẽ dùng kiến thức được học như thế nào.

"Các giáo sư dạy bạn cách mọi thứ thường được làm. Dù rằng muốn thành công, bạn phải đột phá và làm những việc chưa ai làm trước đó. Trường học có thể dạy nền tảng và lý thuyết. Nhưng nó có thể sẽ hỗ trợ được khả năng suy nghĩ theo kiểu đột phá của bạn đâu", Delosa nói.

Sau đó, anh vay 20.000 USD, thành lập một tổng đài cùng hai người bạn năm 18 tuổi. Nhưng công ty này làm ăn rất bết bát bất chấp công sức của cả ba. Sau thất bại đầu tiên, Delosa cho biết dù sao đây cũng là cơ hội thực tập tốt hơn bất kỳ khóa học nào trong trường. "Tất cả những người khởi nghiệp thành công đều có cả tá thất bại ở sau. Và đó chính là nguồn kiến thức của họ", anh nói.

2. Đừng mua nhà khi còn trẻ

Đây có thể là ước mơ to lớn của tất cả mọi người. Tuy nhiên, Delosa nói rằng nhà cửa chỉ là tài sản ràng buộc mà thôi. "Nên mua nhà khi còn trẻ là một lời khuyên rất thiếu trách nhiệm. Bạn sẽ phải tốn cả đồng tiền đặt cọc, chi phí, dính chặt lấy một địa điểm và trả góp trong 30 năm", anh nói.

Thay vào đó, nếu chi 10.000 USD khởi nghiệp, bạn có thể tạo ra hàng nghìn USD lợi nhuận để mua nhà sau này. "Khởi nghiệp là một trong những điều khó khăn nhất bạn có thể làm. Nó rất stress, cô độc và khiến người ta phải thường xuyên tự vấn bản thân", anh nói.

Công ty thứ hai của Delosa – MBE Education chuyên đào tạo cho các doanh nghiệp về cách huy động vốn từ nhà đầu tư. Việc này đã giúp anh kiếm được hơn 1 triệu USD một năm khi mới 22 tuổi. Anh cũng là nhà sáng lập The Entourage – trường đào tạo doanh nhân trẻ tư nhân lớn nhất Australia.

3. Quên việc phải tiến từng bước đi, hãy lao thẳng lên vị trí dẫn đầu

Delosa cho rằng hãy tìm người giỏi nhất và học hỏi trực tiếp từ họ, thay vì cứ ngồi một chỗ và chờ có người kéo bạn ra khỏi sự tăm tối. Anh đã từng làm việc với tỷ phú Richard Brandson tại Nam Phi và hiện hợp tác với Scott Farquhar – nhà đồng sáng lập hãng phần mềm Atlassian xây dựng cộng đồng khởi nghiệp tại Australia.

"Những người thông minh luôn tồn tại bên ngoài 4 bức tường trường Đại học. Tôi đã gặp một vài người giàu nhất Australia chỉ bằng cách gửi tin nhắn cho họ trên Facebook", Delosa cho biết.

4. Gắn bó với nhân viên

"Mọi người thường nói rằng đừng thân thiết với nhân viên của mình. Tôi thì không cho là vậy. Nếu bạn có thể tạo ra mối quan hệ gắn kết với họ, họ sẽ làm việc tốt hơn đấy. Hai bạn cũng có thể trò chuyện thật lòng và thoải mái bất kỳ lúc nào. Khi ấy, bạn sẽ có nhiều niềm vui hơn. Tùy vào kỹ năng giao tiếp và độ tinh tế của mỗi người, làm việc với bạn bè có thể giúp bạn đạt lợi nhuận cao hơn nữa", anh nói.  

5. Đặt mục tiêu cao

Delosa cho rằng mọi người đều muốn trở thành một phần của điều gì đó rất lớn lao, có nghĩa rằng "tầm nhìn càng lớn thì càng dễ thực hiện". Anh nói: "Nếu đặt ra tầm nhìn đầy tham vọng và kích thích, tức là bạn đang nói rằng mục tiêu này đã được nghiên cứu khắt khe và có thể thực hiện được. Khi ấy, bạn sẽ thu hút được tài nguyên để thực hiện".

"Thế giới này ồn ào lắm. Nếu làm điều gì đó bình thường, bạn sẽ không nghe thấy tên mình trong tiếng xì xào đó đâu. Còn nếu làm điều lớn lao, bạn sẽ là người nổi bật nhất", Delosa kết luận.

Hà Thu

Nguồn: VnExpress

Read More